Pedidos y clientes#

Abre la tienda y elige «Pedidos» en el menú. La sección la ven el propietario del proyecto y los miembros del equipo con el permiso «Ver pedidos y clientes» o «Gestionar pedidos». Solo un miembro del equipo con el permiso «Gestionar pedidos» puede modificar los pedidos.

El número junto al elemento «Pedidos» del menú indica cuántos pedidos tienen ahora el estado «Nuevo».

La lista de pedidos#

Los números de pedido son correlativos dentro de la tienda. Los pedidos nuevos están arriba.

Encima de la tabla están la búsqueda por número, nombre, teléfono o email, y los filtros por estado, pago, origen y fechas del pedido.

Estados del pedido#

Los estados se cambian manualmente, en la ficha del pedido. Reglas de transición:

• puedes avanzar por la cadena y saltarte pasos; por ejemplo, de «Nuevo» directamente a «Enviado»;
• no puedes retroceder en la cadena;
• cualquier pedido se puede cancelar, salvo uno completado;
• un pedido cancelado solo puede volver a «Nuevo»;
• «Completado» es el estado final y no se puede cambiar.

Los estados no disponibles aparecen desactivados en la lista de selección.

Advertencia

El estado «Completado» no se puede deshacer. Ponlo cuando el cliente haya recibido realmente el pedido.

La plataforma no avisa al cliente cuando cambia el estado del pedido. El bot solo le escribe al cliente cuando el pago se realiza correctamente. Los demás mensajes («el pedido se ha enviado», «el pedido está listo para recoger») envíalos tú.

Estados del pago#

El estado del pedido y el estado del pago son independientes: un pago no pasa el pedido a «Confirmado» por sí solo, y «Completado» no marca el pedido como pagado.

Ficha del pedido#

Haz clic en una fila para abrir el pedido.

«Artículos del pedido»: los productos con su foto, variante, SKU, precio y cantidad, con «Productos», «Entrega» y «Total» debajo. El pedido guarda los nombres y los precios del momento de la compra: si después cambias o eliminas un producto, el pedido sigue igual. Los artículos de un pedido realizado no se pueden cambiar.

«Comentario del cliente»: se muestra si el cliente dejó uno.

«Historial»: cuándo se realizó el pedido, quién cambió el estado, el pago y los datos, y cuándo. Un punto amarillo marca las notas que requieren tu atención:

«Estado»: la elección del estado del pedido y del estado del pago. Debajo están el método de pago («online» o «contra entrega»), los intentos de pago online con sus resultados y el botón «Enlace de pago». El enlace y los recibos se explican en la página Pago del pedido.

«Cliente y entrega»: nombre, teléfono, email, método de entrega, dirección y «Comentario del gestor». Todos los campos salvo el método de entrega se pueden corregir y guardar con «Guardar». El comentario del gestor solo lo ve el personal de la tienda. El enlace «Perfil del cliente, pedidos: N» lleva al cliente.

Cancelación y devolución de productos al stock#

Cuando se realiza un pedido, los productos con stock controlado se descuentan del stock enseguida.

• Al cancelar, los productos vuelven al stock. La plataforma pide confirmación antes de cancelar.
• Al cancelar un pedido pagado, el estado del pago también pasa a «Reembolsado». La plataforma no devuelve el dinero por sí misma: reembólsalo al cliente en el panel del sistema de pago.
• Al recuperar un pedido cancelado y devolverlo a «Nuevo», los productos se descuentan otra vez del stock. Si ya no hay stock suficiente, el pedido no se puede recuperar.

Cancelación automática#

Un pedido realizado por un cliente se cancela solo si no pasa nada con él:

El plazo se muestra en la ficha del pedido: «Si el pedido no se paga antes del …, se cancelará y los productos volverán al stock». Un pedido pagado o que ya se está atendiendo no se cancela al vencer el plazo.

Si el pago llega después de una cancelación automática, el pedido vuelve a «Nuevo» por sí solo, siempre que los productos sigan en stock.

Crea un pedido manualmente#

Un pedido recibido por teléfono o en un chat se registra en el panel:

1. En la sección «Pedidos», haz clic en «Crear pedido».
2. Busca un producto por nombre o SKU. En un producto con variantes, elige una variante. Indica la cantidad.
3. En el bloque «Cliente y entrega», elige un cliente de la base (el nombre, el teléfono y el email se rellenan solos) o introduce los datos de uno nuevo.
4. Elige un método de entrega, indica la dirección y un comentario.
5. En el bloque «Total», marca el pago: «No pagado» o «Pagado».
6. Haz clic en «Realizar pedido».

Un pedido manual no se comprueba con los campos obligatorios ni con el importe mínimo de la configuración de la tienda: solo el nombre es obligatorio. Los productos se descuentan igualmente del stock, y no se puede añadir un producto agotado. Un pedido manual no se cancela automáticamente. No se envía ninguna notificación sobre él al equipo.

En la búsqueda solo aparecen los productos con el estado «Visible». Un pedido puede tener hasta 100 productos distintos.

Pedidos de prueba#

Un pedido realizado en la vista previa de un bot o de una mini app es un pedido de prueba. En la lista tiene la marca «prueba», y en la ficha aparece la explicación «Pedido de prueba desde la vista previa: no se cuenta en los clientes».

Un pedido de prueba:

• no descuenta productos del stock;
• no crea un cliente ni entra en su historial;
• no se cuenta en la analítica ni en el contador de pedidos nuevos;
• no genera la notificación de pedido nuevo.

Así puedes comprobar todo el recorrido del cliente sin alterar el stock ni los informes.

Clientes#

La sección «Clientes» es una base que se forma sola a partir de los pedidos. No hace falta añadir los clientes por separado: «Los clientes aparecen con el primer pedido».

La plataforma reconoce a un cliente por el contacto del bot, por el usuario de la mini app, por el teléfono o por el email, y reúne sus pedidos de distintos canales en un solo perfil. A un cliente reconocido se le añaden los datos que faltan, pero el nombre, el teléfono y el email ya guardados no se sobrescriben.

La lista muestra el nombre, el número de pedidos, el importe «Pagado» y la fecha del último pedido. La búsqueda es por nombre, teléfono o email. Orden: «Por último pedido», «Por número de pedidos», «Por importe gastado», «Más recientes primero».

El perfil del cliente contiene todos sus pedidos y los campos «Nombre», «Teléfono», «Email» y «Nota». Un miembro del equipo con el permiso «Gestionar pedidos» puede editarlos.

Los pedidos cancelados no se cuentan en el número de pedidos del cliente, y en el importe «Pagado» solo se cuentan los pedidos pagados.

Límites para los clientes#

Para que una persona no acapare todo el stock con pedidos sin pagar, la mini app tiene límites: como máximo 5 pedidos por hora de un mismo usuario y como máximo 3 pedidos nuevos sin pagar a la vez. Si se supera el límite, el cliente ve «Demasiados pedidos seguidos. Inténtalo más tarde.». En la vista previa no hay límites.

Un carrito puede tener como máximo 100 productos distintos, y la cantidad de un mismo producto es de hasta 9999.

Si algo no funciona#